東京同窓会は2,000人を超える登録がありますが、その管理はExcelによる手作業で、担当役員にかかる負荷も過剰でした。効率化は喫緊の課題であったため、今回これをシステム化しました。
同窓会の運営効率化とともに、会員の皆様にとっても利便性の向上が期待できるものになっていますのでぜひご確認ください。
システムのアクセス方法等について
当システムの詳細は、会員登録されているメールアドレスにお送りします。
既存会員の皆様には、順次詳細をお送りします。今後、新規登録された方には、登録完了時にお知らせいたします。
もし、「すでに会員登録しているはずなのに何も連絡が来ない」という場合は、登録されているメールアドレスが古い可能性があります。心配な場合は、会員登録申請フォームより情報をお送りください。管理者にて内容確認後、ご連絡いたします。
会員の皆様に関係する機能
登録内容の確認
東京同窓会の名簿に、自分の情報がどのように登録されているのか確認し、誤りがある場合はその修正や削除が可能になりました。
会費納入状況の確認
今まで、自分が会費を納入したか確認する手段が、個別問い合わせ以外ありませんでした。当システムでは納入状況が確認可能ですので、二重払いを防止できます。
イベント参加申込のオンライン化
こちらの名簿にログインすることで、同窓会のイベント（総会や学生部会）に参加申し込みができるようになりました。
従来どおり世話役経由や幹事への直接の連絡、総会の場合は郵送による方式も維持されますが、効率化のため、可能な方はオンラインからの申し込みにご協力をお願いいたします。
同窓会からの連絡の効率化
イベント参加申込者への一斉連絡や、特定の年次への一斉連絡がシステムから送信可能になりました。
特にイベント参加者への連絡という仕組みがこれまでなかったため、開催情報の詳細やリマインドメールなどの効率化が見込まれます。
会員向け情報の提供
パスワードロックされているページのアクセス方法、東京同窓会のLINEオープンチャットやSlackに関する情報もこちらのシステム内にあるお知らせから確認可能になっています。
世話役の皆様に関連する機能
同年次の会員情報管理
従来は個別分割されたExcelファイルのやりとりで管理されていたため、取りこぼしやマージの失敗による反映漏れが発生していました。
今回は1つのマスターを各世話役が協力して更新していくようになったため、ファイルの分割・統合のタイムラグや人的ミスが発生しなくなっています。
同年次の会費納入状況の確認
世話役の皆様には同年次会員の会費納入推進をお願いしていましたが、誰が未納であるかの情報が十分に提供できていませんでした。今回のシステム化と会費納入ルートの見直しにより、数日以内には納入状況が反映されるようになりました。
